¿Cuándo dejarán de fotocopiar nuestro DNI? La AEPD marca el camino a seguir

¿No os ha pasado más de una vez? Llegamos a un hotel y lo primero que nos piden es nuestro DNI para hacer una fotocopia. O recibimos un paquete importante y el repartidor nos pide fotografiar nuestro documento de identidad. Al gestionar un duplicado de la SIM, la fotocopia del DNI también es requerida. Esta práctica está tan extendida que parece normal, pero según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), no debería serlo.

La postura de la AEPD contra la fotocopia del DNI

En diversas situaciones, la AEPD ha dejado claro que la solicitud de una fotocopia del DNI es innecesaria. Han reiterado esta postura en casos relacionados con empresas de mensajería, la entrega de bienes adquiridos mediante financiación y la entrega de duplicados de tarjetas SIM, así como dispositivos móviles. En cada uno de estos escenarios, la Agencia considera que hay métodos menos invasivos para cumplir con las normativas.

¿Es realmente necesario?

La conclusión es clara: si existen otras medidas menos gravosas para identificar a una persona, es aconsejable evitarlas. Nuestro DNI es una información extremadamente sensible y su uso inapropiado puede generar consecuencias negativas para los titulares de los datos.

La AEPD establece que el método empleado para la autenticación debe ser adecuado, proporcionado y respetar el principio de minimización de datos. Este concepto, aunque repetido constantemente, es uno de los menos cumplidos. En el caso de hoteles, la normativa sí permite la recopilación de ciertos datos para el parte de viajeros que se remiten a la policía.

Responsabilidad de los datos: empresas bajo la lupa

Fotocopiar el DNI puede suponer un tratamiento no autorizado o ilícito de los datos, por lo que debe considerarse inapropiado, salvo que sea estrictamente necesario. Además, las empresas o personas que solicitan el DNI son responsables del tratamiento de esos datos y deben garantizar un nivel de seguridad adecuado. ¿Se cumple esta exigencia? En muchos casos, es difícil asegurarlo.

Análisis de cada caso por separado

Como suele ocurrir en temas de protección de datos, cada situación debe analizarse de manera individual. La AEPD explica que la responsabilidad o función de encargado debe evaluarse en función de la actividad específica de procesamiento de datos. Esto implica que las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos varían según el contexto, pero siempre imponen múltiples requisitos al solicitar una fotocopia del DNI.

Sanciones ejemplares por incumplimiento

La AEPD no ha dudado en sancionar a empresas que han solicitado fotocopias del DNI sin necesidad justificada. Un ejemplo es el hotel Marins Playa, que fue multado con 30.000 euros. Aún más significativa fue la multa impuesta a Orange en marzo de este año, que ascendió a 100.000 euros por fotografiar los DNI de los clientes durante la entrega de paquetes.

La inercia de las costumbres

Javier Sempere, delegado de Protección de Datos del CGPJ, explica que muchas veces se solicita el DNI porque "siempre se ha hecho así" o por "comodidad". Sempere señala que la AEPD defiende que no es necesario realizar la fotocopia del DNI, ya que en muchos casos basta con la mera exhibición del documento para identificar a la persona, o bien la recolección de datos específicos como nombre, apellidos y número de DNI. Por lo general, la fotografía no suele ser necesaria, aunque se capture al fotocopiar.

En la era digital, es crucial que las empresas y los consumidores comprendan la importancia de proteger nuestros datos personales y se adapten a las normativas vigentes para evitar consecuencias indeseadas. La minimización de datos y la seguridad deben ser prioridades esenciales.

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Publicado por Trucos Móvil, una fuente independiente de información.

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